ERP如何升級切換？需要注意哪些事項？看看湖南天聞的做法！
時間:2020-11-17 14:31 來源:《印刷技術(shù)》 作者:陳驍 點擊:
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本文將著重介紹新協(xié)同生產(chǎn)管理平臺，會從公司生產(chǎn)規(guī)模與組織架構(gòu)、EPR系統(tǒng)建設(shè)歷史概況、系統(tǒng)更換背景、系統(tǒng)切換、系統(tǒng)切換達到的效果等5個方面進行介紹。
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筆者就職于湖南天聞新華印務(wù)有限公司，負責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)管理工作，在ERP系統(tǒng)領(lǐng)域并沒有什么高深的見解，只是很幸運地參與了公司ERP系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，從頭到尾負責(zé)了項目的落實，很高興與大家分享公司ERP系統(tǒng)項目建設(shè)的過程和轉(zhuǎn)變，本文將著重介紹新協(xié)同生產(chǎn)管理平臺，會從公司生產(chǎn)規(guī)模與組織架構(gòu)、EPR系統(tǒng)建設(shè)歷史概況、系統(tǒng)更換背景、系統(tǒng)切換、系統(tǒng)切換達到的效果等5個方面進行介紹，希望能對大家在ERP系統(tǒng)的建立、運行、升級改造上有所啟發(fā)和幫助。
公司生產(chǎn)規(guī)模與組織架構(gòu)
ERP系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)品分類
ERP系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)品有教材、教輔、圖書、期刊、報紙、超市產(chǎn)品。2019年訂單數(shù)為7400余份，品種7000余種，總共完成3.42億冊（份）的生產(chǎn)。
公司年生產(chǎn)能力為彩色印刷2900萬色令、書刊印刷400萬令、印后裝配400萬令。2019年實際完成產(chǎn)量為彩色印刷1984萬色令、書刊印刷332萬令、印后裝配354萬令。
公司擁有長沙、邵陽兩大生產(chǎn)基地。其中長沙基地設(shè)有輪轉(zhuǎn)印刷分公司、彩印分公司、裝訂分公司3個分公司及湖南新華精品印務(wù)有限公司、長沙新華防偽印刷有限公司、湖南省新華實業(yè)發(fā)展有限公司3個子公司。
需要說明的是，為清晰地進行分析對比，本文中的組織構(gòu)架狀況均采用2019年期末的靜態(tài)時點。
✦ 2005年，公司ERP系統(tǒng)項目正式上線運行；
✦ 2015年，開始著手生產(chǎn)模塊的改造調(diào)研；
✦ 2016～2017年，正式切換至新協(xié)同生產(chǎn)管理平臺；
✦ 2018～2109年，開始著手半成品系統(tǒng)的調(diào)研與無線WIFI平臺的升級改造；
✦ 2020年，半成品系統(tǒng)上線試運行；
✦ 2021年，準備實施新成品出入庫管理、新成品發(fā)貨管理等模塊。
圖1為公司經(jīng)營、生產(chǎn)、結(jié)算的大致形態(tài)。從表中可以看出，公司主要業(yè)務(wù)歸屬分為兩塊，一塊為集團（即湖南天聞新華印務(wù)有限公司）業(yè)務(wù)，另一塊為精品（即湖南新華精品印刷有限公司）業(yè)務(wù)。
圖1 公司經(jīng)營、生產(chǎn)、結(jié)算的大致形態(tài)
從流程結(jié)構(gòu)上看，藍色為業(yè)務(wù)流程，綠色為生產(chǎn)和統(tǒng)計流程，黃色為計價結(jié)算流程，這3個流程的數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中都相互關(guān)聯(lián)。
從業(yè)務(wù)分類流程上看，每單個業(yè)務(wù)流程的經(jīng)營、生產(chǎn)、結(jié)算環(huán)節(jié)上涉及到的部門很多，協(xié)調(diào)、溝通起來繁瑣，導(dǎo)致在生產(chǎn)壓力大的情況下，須不斷增加人手，以確保生產(chǎn)協(xié)調(diào)管理工作的順暢，所增加的人員絕大部分時間都會耗費在基礎(chǔ)信息的溝通和協(xié)調(diào)上，無形中降低了工作效率。事實上人員的增加，并沒有根本解決公司在生產(chǎn)流程管理上的問題，單純靠人來做重復(fù)性繁雜的工作，并不科學(xué)。
從ERP生產(chǎn)流程上看（圖1最左邊的列），在系統(tǒng)中單據(jù)穿插的部門非常多，例如，精品業(yè)務(wù)下的社會業(yè)務(wù)中，訂單開制是精品部門，而到了傳票開制和機型排產(chǎn)又是集團部門，到了機臺排產(chǎn)又變成了精品部門。可以想象，如果某個訂單需要改機型、更換車間，或臨時發(fā)外加工等特殊情況，根本就無法高效地安排生產(chǎn)，無法加強各個生產(chǎn)車間內(nèi)部的管理，實際生產(chǎn)中我公司這種情況還不少。
從計價結(jié)算流程上看，由于業(yè)務(wù)、生產(chǎn)上的流程節(jié)點、涉及部門都比較多，就算是頻繁溝通，也無法有效保證信息的完全準確，更多時候只能單靠經(jīng)驗來判斷和處理。這種情況下，就無法保證每張訂單開制的數(shù)據(jù)完全準確，容易造成ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)在訂單開制時的錯誤，加上結(jié)算口過多，更容易導(dǎo)致訂單結(jié)算時的數(shù)據(jù)問題，會增加錯結(jié)和漏結(jié)的風(fēng)險，對結(jié)算人員的工作效率與質(zhì)量就會有更高要求，加大內(nèi)部對賬難度。
在企業(yè)生產(chǎn)成本越來越高、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜、客戶對質(zhì)量要求越來越嚴格、產(chǎn)品交貨周期越來越短的當(dāng)下，印刷行業(yè)要提高企業(yè)的整體競爭力，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上必須上升一個新高度。
如何在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，梳理企業(yè)的相關(guān)流程，制定相應(yīng)標準，更好地組織、安排協(xié)同生產(chǎn)，如何對各種類型的產(chǎn)品進行合理有序排產(chǎn)呢？
我公司早在十余年前就已思考過，ERP系統(tǒng)怎樣滿足這些需求。當(dāng)時的ERP系統(tǒng)并不能給我們滿意的解決方案。幸運地是，在我公司近15年的ERP系統(tǒng)使用過程中，積累了較多的經(jīng)驗，對ERP系統(tǒng)有了更深的理解和認知，悟略ERP系統(tǒng)也在這十余年間突飛猛進，對于我們在業(yè)務(wù)銷售、生產(chǎn)運營、財務(wù)管理等方面的實際需求，實現(xiàn)企業(yè)管理流程扁平化、管理方式標準化、生產(chǎn)過程效率化、生產(chǎn)要求精細化、數(shù)據(jù)表格多樣化的種種設(shè)想都給出了高效且安全的解決方案，堅定了我們更換新協(xié)同生產(chǎn)平臺的決心和信心。
首先必須列出企業(yè)目前存在的所有流程，讓所有相關(guān)流程人員都詳細、全面地提出自己的需求，使前期調(diào)研工作全面充分，這樣后期能更好、更快捷、更有效地制定和優(yōu)化相關(guān)方案并實施。
在這方面的工作中，公司領(lǐng)導(dǎo)的直接參與對提升調(diào)研工作的整體質(zhì)量至關(guān)重要。ERP系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用的深度根本取決于領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，所以說ERP系統(tǒng)建設(shè)其實是一把手工程。另外，在核實各部門的需求時，一定要有部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認，形成調(diào)研記錄文檔。如果這項基礎(chǔ)性工作沒有做到位，最后就會出現(xiàn)需求偏差的情況。
最可怕的是在整個框架搭建好之后，甚至啟動運行之后，又要進行二次需求的變更，甚至要改動整個框架流程，這樣就會造成項目的滯后，甚至停滯。
構(gòu)造網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)
必須根據(jù)企業(yè)的自身規(guī)模，搭配合理、經(jīng)濟、高效、可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保ERP系統(tǒng)運行順暢。圖2是我公司簡化的網(wǎng)絡(luò)拓撲圖，首先按需求將內(nèi)網(wǎng)分為生產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)區(qū)、辦公網(wǎng)絡(luò)區(qū)、生產(chǎn)無線網(wǎng)絡(luò)區(qū)、印前網(wǎng)絡(luò)區(qū)等，核心交換設(shè)備上設(shè)置相關(guān)策略、規(guī)則進行管控。外網(wǎng)出口至互聯(lián)網(wǎng)有2條出口線路，一條為電信100M光纖，一條為公司內(nèi)專線。除此之外與公司設(shè)在市內(nèi)的辦公區(qū)之間通過數(shù)字鏈路進行互連（外連辦公網(wǎng)絡(luò)區(qū)）。
為什么說必須根據(jù)企業(yè)的自身規(guī)模搭配網(wǎng)絡(luò)環(huán)境呢？因為IT業(yè)內(nèi)有句行話叫：沒有最好只有更好，沒有最貴只有更貴。IT建設(shè)是一個持續(xù)過程，無法一步到位，只有對企業(yè)的自身網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)等了解通透后，才能制定并實施合理、經(jīng)濟、高效、可靠的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方案。在整個網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，數(shù)據(jù)的傳輸、通訊的安全保障、服務(wù)器的資源使用等，與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)密不可分，需要提前規(guī)劃設(shè)計，例如整個網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的吞吐量、網(wǎng)絡(luò)節(jié)點數(shù)量、業(yè)務(wù)并發(fā)數(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸時延等問題。網(wǎng)絡(luò)功能和架構(gòu)不僅需要考慮有線內(nèi)網(wǎng)、有線外網(wǎng)、無線內(nèi)網(wǎng)、無線外網(wǎng)的支持，還需要考慮后期擴展，例如VPN、專線鏈路、企業(yè)云等。
就ERP系統(tǒng)而言，高效、穩(wěn)定、安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是為了讓ERP系統(tǒng)操作人員，特別是機臺無線反饋人員更好地使用ERP系統(tǒng)。如果出現(xiàn)因網(wǎng)絡(luò)原因造成數(shù)據(jù)傳輸緩慢，甚至數(shù)據(jù)丟失的問題，那么就會導(dǎo)致整個ERP系統(tǒng)的失效，所以說網(wǎng)絡(luò)建設(shè)至關(guān)重要，因為其是所有應(yīng)用系統(tǒng)最根本的基礎(chǔ)。
實施的重心應(yīng)該放在流程優(yōu)化上，敢于改變，做好“標準流程的構(gòu)建”。流程的優(yōu)化或重構(gòu)，需要融入企業(yè)自身的思想，將管理與系統(tǒng)結(jié)合起來，將觀念與理念區(qū)分開來，如果僅僅是描述原來的管理流程，那么上線后的系統(tǒng)僅僅是一套功能性軟件，無法成為管理平臺和工具。我公司ERP系統(tǒng)在實施時，每一項功能或流程的制定都是先拋開軟件，確立正常流程和可變性因素后，讓系統(tǒng)來配合我們完成實施方案。要達到管理目的，不一定完全需要在系統(tǒng)內(nèi)解決，因為最后管理目的一定是通過系統(tǒng)內(nèi)、外結(jié)合來實現(xiàn)的。
比如我們的業(yè)務(wù)生產(chǎn)控制流程改造，前期我們建立的是一個標準業(yè)務(wù)生產(chǎn)控制流程（如圖3），其中有業(yè)務(wù)中心、計價中心、生產(chǎn)控制中心、車間生產(chǎn)中心，這4個中心的最基本職能涵蓋了我們從業(yè)務(wù)接入到生產(chǎn)交付的產(chǎn)品生命全周期，但我們最后實際在ERP系統(tǒng)中使用的流程又有一些不同。我們將系統(tǒng)外市場業(yè)務(wù)和系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)進行了區(qū)分，將所有的系統(tǒng)外市場業(yè)務(wù)納入嚴格的報價審批流程中，并將價格審核的流程前置（也就是將計價中心跟業(yè)務(wù)中心進行了流程上的重構(gòu)），但對于系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)來說，我們選擇的是將價格審核后置，將計價中心放置在車間生產(chǎn)中心之后，讓訂單直接開制并安排生產(chǎn)，事后再進行工序核價。對于系統(tǒng)外市場業(yè)務(wù)價格審核前置，不僅可以適當(dāng)轉(zhuǎn)化結(jié)算人員的一部分工作量，提高結(jié)算人員的工作效率，還可以把控市場業(yè)務(wù)價格，確保業(yè)務(wù)利潤率。而系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)價格相對固定，無須逐單反復(fù)核算，將系統(tǒng)價格審核后置，節(jié)省了有限時間，便于及時排產(chǎn)，可有效提高生產(chǎn)效率。
圖3 前期建立的標準業(yè)務(wù)生產(chǎn)控制流程
項目推動過程是對企業(yè)執(zhí)行力的驗證過程，也是對企業(yè)管理的變革過程。在推動過程中，流程結(jié)構(gòu)的調(diào)整會發(fā)生很多全局與局部利益的矛盾，多勞與少勞的不均，老習(xí)慣與新要求的沖突，這些情況都會導(dǎo)致出現(xiàn)各種各樣的問題。因此，系統(tǒng)管理員的角色非常重要，其是整個項目的紐帶，既要讓系統(tǒng)達到管理的目的，又要將系統(tǒng)標準化建立起來，更要去提高操作人員使用的便捷性。只有做到這3點，才可以更好地將項目實施完善。
我公司進行的生產(chǎn)模式改變，是一個復(fù)雜、龐大且十分具體的工程，不僅要有企業(yè)內(nèi)部人員的互相協(xié)調(diào)配合，還要有企業(yè)外部人員（系統(tǒng)的實施顧問）的推動，因為有些具體問題由實施顧問提出或評判會更加有利于整個項目的完善。實施顧問需要滿足以下幾點要求：
②必須懂得經(jīng)營、生產(chǎn)、物料、財務(wù)等管理流程；
其實選一個優(yōu)秀的實施顧問真不是一件容易的事情，因為軟件只是系統(tǒng)建設(shè)的一部分，而更多地在于怎么去實施，怎么實施好。實施顧問滿足上述五點條件后，相信一定會使整個ERP系統(tǒng)項目從推動、實施到落地更順利、高效。
通過結(jié)構(gòu)調(diào)整和模式轉(zhuǎn)換，在公司組織結(jié)構(gòu)上進行了如下重構(gòu)：
②原本歸屬市場部的客服科劃歸到生產(chǎn)部門；
③公司之前因種種原因分解的2個印前、2個輪轉(zhuǎn)印刷、2個平張印刷、2個裝訂四大工序，陸續(xù)合并，實現(xiàn)了同類工序全面整合。
我公司通過改變結(jié)構(gòu)實現(xiàn)了管理層次扁平化，有效降低了管理成本，提升了管理效率；減少了同工序產(chǎn)品在不同生產(chǎn)單位之間來回調(diào)動與調(diào)整的情況；生產(chǎn)設(shè)備產(chǎn)能上的整合，讓生產(chǎn)規(guī)劃更加合理，場地利用率和生產(chǎn)協(xié)同上更加通暢；制度、薪酬的并合，讓考核更加完善，同工序員工收入更加平衡，更便于企業(yè)統(tǒng)一管理。
(1)完善印前曬版、印版交接、質(zhì)檢、工藝、數(shù)據(jù)反饋等流程
①通過改變曬版驅(qū)動條件，從以前的提前備版，到目前的印刷排產(chǎn)驅(qū)動印前即時出版，有效降低廢版率。
②通過生產(chǎn)部對所有印件提前做全面的生產(chǎn)主計劃，統(tǒng)籌調(diào)度，有效降低翻版補印數(shù)。
通過付印條件管理，在生產(chǎn)排產(chǎn)之前就解決稿件和物料是否齊全的問題。我公司采用的是二級調(diào)度模式，之前生產(chǎn)調(diào)度需要頻繁地與印前質(zhì)檢和紙張庫管確認每種產(chǎn)品的紙、稿、文件等是否準備齊全，而現(xiàn)在能通過付印條件前置管理，生產(chǎn)調(diào)度在分配計劃的同時就可以看到各個作業(yè)的紙、稿、文件等狀況，車間調(diào)度還可以根據(jù)紙、版的實時情況進行調(diào)整與規(guī)劃，生產(chǎn)上有效避免了機臺等版、等紙的情況發(fā)生，能提高設(shè)備有效利用率。
建立工藝單開制標準、設(shè)備資源產(chǎn)能標準、排產(chǎn)反饋整合標準、報表匯集標準等。
(2)結(jié)合企業(yè)規(guī)定在ERP系統(tǒng)中制定標準流程，并在系統(tǒng)中建立評判規(guī)則
比如，圖4為業(yè)務(wù)報價流程，將價格審核流程進行了前置，并重新定義了流程節(jié)點與規(guī)則，確立了合同審批節(jié)點，統(tǒng)一了報價單格式。這樣不容易造成報價的誤報、漏報，大大降低了訂單開制錯誤率，有效避免了因訂單錯誤原因?qū)е碌慕Y(jié)算問題。
將公司制定的標準和規(guī)范作為系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的依據(jù)，將需要達到的效益作為系統(tǒng)評判的條件。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)與條件自動進行折扣率的計算與評判。
我公司之前布置的是有線網(wǎng)絡(luò)，更多的是連通企業(yè)各部室之間的局域網(wǎng)，僅供辦公需求、系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳遞；而現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)是結(jié)合使用無線網(wǎng)絡(luò)+有線網(wǎng)絡(luò)，ERP系統(tǒng)連通的是企業(yè)各部室的流程、生產(chǎn)調(diào)度、物料轉(zhuǎn)運、車間調(diào)度、物料人員、班組人員、統(tǒng)計人員等，是生產(chǎn)指令傳達、物料反饋、產(chǎn)量反饋之間的一個數(shù)據(jù)交互。從下面幾點可以看出，ERP系統(tǒng)加入無線網(wǎng)絡(luò)后，可以達到很好的效果：
①終端設(shè)備，成本低廉，部署方便，便于管理和維護；
②實現(xiàn)端到端的計劃、執(zhí)行與管理，去除多余的中間層，實現(xiàn)扁平化管理，使縱向管理高效化；
③為部門資源整合、人力資源優(yōu)化等奠定了基礎(chǔ)，使橫向管理協(xié)同化；
④消除了不必要的時間浪費，減少了溝通成本，使精細化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)為智能制造提供了基礎(chǔ)。
在生產(chǎn)車間的待排產(chǎn)列表中（如圖5），能清楚地知道每個產(chǎn)品的大配套和小配套情況（如紙、稿、版、封面、正文、其他完成狀態(tài)的實時體現(xiàn)），不僅實現(xiàn)了印前、印刷、印后、裝配、成品發(fā)貨之間的整體配套協(xié)同，還實現(xiàn)了印刷環(huán)節(jié)中版、紙等物料與印刷的協(xié)同，印后覆膜、折頁、配鎖、手工等輔助工序與裝訂主機臺之間的協(xié)同，這樣就避免了印版的浪費、機臺等版等紙的現(xiàn)象，減少了印刷、裝配等生產(chǎn)單位在溝通協(xié)調(diào)上的內(nèi)耗，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)之間的高度實時共享。
圖5 生產(chǎn)車間的待排產(chǎn)列表
主工序采用平板電腦實現(xiàn)生產(chǎn)指令接收、作業(yè)產(chǎn)量即時反饋；平板電腦上可以實現(xiàn)接收指令、產(chǎn)量反饋、查詢作業(yè)及生產(chǎn)報表；機臺人員主要操作就在“開始、生產(chǎn)、操作、掛單、搬運”幾個按鈕上，解決了反饋數(shù)據(jù)的繁瑣操作。機臺反饋數(shù)據(jù)實時、準確地體現(xiàn)出來，更好地讓公司一級生產(chǎn)調(diào)度以及車間二級生產(chǎn)調(diào)度準確掌握上機產(chǎn)品的實時生產(chǎn)情況。圖6為平板電腦界面。
之前生產(chǎn)車間所提供的日報、月報等報表樣式都各不相同，在收集、整理后還需大量時間進行人為二次加工匯總，造成公司統(tǒng)計生產(chǎn)數(shù)據(jù)時，準確率低、時效性差。在項目實施中，我們將圖7中的所有報表進行了統(tǒng)一規(guī)范，實現(xiàn)了財務(wù)、生產(chǎn)分析共用一套機臺實時反饋數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)源單一、準確、實時。同一份源數(shù)據(jù)供多部門使用，使各報表銜接緊密，有規(guī)劃、成體系，讓工資結(jié)算和成本核算都能放心使用，給業(yè)務(wù)承攬、生產(chǎn)外協(xié)提供了可靠數(shù)據(jù)。
ERP系統(tǒng)是一套龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)，要用好需要企業(yè)投入各種資源來配合。企業(yè)需要從規(guī)劃操作流程、建立相應(yīng)標準、落實責(zé)任制度等措施來配合執(zhí)行。當(dāng)企業(yè)將自身的流程、標準、制度與ERP系統(tǒng)融合后，會給企業(yè)帶來更精細的管理、更清晰的流程、更高效的生產(chǎn)、更明確的責(zé)任、更準確的數(shù)據(jù)，能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)在運轉(zhuǎn)時的各種矛盾與問題，可以更有針對性地去解決與處理，從而提高企業(yè)在市場上的競爭力。但ERP系統(tǒng)從實施到產(chǎn)生效益，是一個持續(xù)改進的過程，不可能一蹴而就。就好像一個新生嬰兒，從出生到成才，為企業(yè)付出，需要一個過程，在過程中，更需要管理者、使用者的用心呵護。
作者｜湖南天聞新華印務(wù)有限公司 陳 驍
本文刊登于《印刷技術(shù)》2020年第11期
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